Im Zuge der Digitalisierung ist der Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik für Unternehmen unverzichtbar geworden. Die stetig wachsende Menge an Geschäftsunterlagen und -informationen in jeglicher Form (Papier-/Digitalform) wird in Unternehmen oft manuell und lokal archiviert oder in den dazugehörigen Aktenordnern abgelegt. Mit einer derartigen Archivierung gehen Unternehmen das Risiko ein, dass die archivierten Dokumente und Informationen nicht rechtzeitig oder schlimmstenfalls gar nicht auffindbar sind.

Damit die Informationen und Geschäftsprozesse nachhaltig und effizient organisiert werden, ist ein unternehmensgerechtes Dokumentenmanagement-System (DMS) notwendig, das die elektronischen Geschäftsunterlagen verwaltet, die Papierunterlagen mit Hilfe automatisierter Workflows digitalisiert und die aufbewahrungspflichtigen Daten anforderungsgerecht archiviert. Zudem werden die Geschäftsinformationen mit Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) strukturiert und klassifiziert erfasst. Das unternehmensgerechte digitalisierte Archivsystem versetzt die Dateneigner (Datenbearbeiter) in die Lage, die Arbeitsabläufe effizienter und schneller zu gestalten. Ein adäquates Informationsmanagement-System steigert die Produktivität und reduzieren die Kosten des Unternehmens.

Um die Vorteile eines Dokumentenmanagement-System (DMS) zu nutzen und Ihre Konkurrenzpotentiale zu induzieren, sind zwei wesentliche Aspekte – nämlich die Auswahl und die Einführung des Dokumentenmanagement-systems (DMS) – zu berücksichtigen. Welchen Nutzen für Ihr Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System (DMS) explizit anbietet und welches Dokumenten-Management-System (DMS) für Ihr Unternehmen vorteilhaft ist, lässt sich durch einen umfassenden Überblick des Anbietermarktes und umfangreiche Kenntnisse der komplexen Anforderungen beurteilen.

Die richtige Auswahl Ihres unternehmensgerechten Dokumentenmanagement-System (DMS) erfordert:

Die Festlegung auf ein unternehmensgerechtes Dokumenten-Management-System erfordert:

  • eine Analyse des Ist-Zustandes der Geschäftsprozesse und Geschäftsdokumente, welche in einem Lastenheft definiert wird,
  • die Identifizierung der funktionalen und technischen Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung der als relevant identifizierten Dokumente und
  • die Entwicklung des Soll-Zustandes, welches die Lösungsansätze bzw. die Grundlage für die Implementierung der vorhandenen technischen Lösung weit herangezogen, die in einem Pflichtenheft beschrieben wird.

Darüber hinaus sichert eine erfolgreiche Einführung des Dokumentenmanagement-System weitere Erfolgsfaktoren des Unternehmens, wie z.B.:

  • die Optimierung  und/oder Ablösung der Ablage im Dateisystem,
  • die Prozessoptimierung durch bessere Verfügbarkeit bzw. Auffindbarkeit von Dokumenten,
  • die Qualitätssteigerung durch Aktualität und strukturierte Dokumente und
  • die Aufrechterhaltung eines unternehmensübergreifenden Überblicks über das Gesamtunternehmen.

Wir, die Independent Audit Professionals, leisten einen wichtigen Wertbeitrag dazu und unterstützen Sie bei der Auswahl und erfolgreichen Einführung Ihres Dokumentenmanagement-Systems. Gern entwickeln wir ein auf Ihre Situation und Ziele ausgerichtetes System!