Mit der Einführung des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ wurde § 146a AO geschaffen, um die Integrität digitaler Aufzeichnungen sicherzustellen. Die Finanzverwaltung hat daraufhin den Anwendungserlass zu § 146a AO einer umfassenden Überarbeitung unterzogen, die ab dem 1. Januar 2024 in Kraft tritt. Das entsprechende Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 30. Juni 2023 mit dem Aktenzeichen IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006 gibt detaillierte Erläuterungen zu verschiedenen Aspekten, darunter Allgemeines und Begriffsdefinitionen, Kassen und Kassensysteme, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.

Erläuterungen zu Allgemeinem und Begriffsdefinitionen

Die Neufassung des Anwendungserlasses enthält eine umfassende Klarstellung von Begrifflichkeiten und allgemeinen Prinzipien. Insbesondere wird der Fokus auf elektronische Kassensysteme gelegt, die gemäß § 146a Abs. 1 AO der Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung unterliegen. Hierbei werden grundlegende Definitionen und Anwendungsbereiche festgelegt, um eine einheitliche Auslegung zu gewährleisten.

EU-Taxameter: Anforderungen und Integration

Die Neufassung des Anwendungserlasses geht auch auf die Besonderheiten von EU-Taxametern ein. Bei Fahrten, bei denen die Wegstreckenmessung relevant ist, müssen entsprechende Transaktionen in der TSE erfasst werden. Der Prozess umfasst das Starten und Beenden von Transaktionen, wobei verschiedene Vorgänge wie das Einschalten des Taxameters, Fahreranmeldungen, Pausen und das Ausschalten des Taxameters spezifische Schritte erfordern. Der Belegdruck mit relevanten Daten, einschließlich Preisdaten einer Fahrt und Transaktionsnummern, wird ebenfalls ausführlich erläutert.

Wegstreckenzähler: Protokollierung und Anforderungen

Für Wegstreckenzähler definiert die Neufassung klare Protokollierungsanforderungen und Abläufe. Der Einsatz einer TSE im Wegstreckenzähler erfordert die Aufzeichnung von Anwendungsdaten und Protokolldaten. Verschiedene Betriebseinstellungen wie „Frei“, „Besetzt“ und „Kasse“ haben unterschiedliche Anforderungen an die Datenübermittlung. Die Absicherung von Vorgängen wie dem Einschalten des Wegstreckenzählers, der Betriebseinstellung „Frei“, Fahrtbelegen und anderen Vorgängen wird detailliert beschrieben.

Verschiebung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO

Ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung ist die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO, die vorsieht, dass TSE-Kassen dem Finanzamt gemeldet werden müssen. In der aktuellen Überarbeitung des Anwendungserlasses wird jedoch klargestellt, dass die Mitteilungspflicht bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt ist. Das Bundessteuerblatt Teil I wird voraussichtlich im Jahr 2024 den Zeitpunkt des Einsatzes bekannt geben. Erst nach dieser Bekanntgabe wird die Mitteilungsverpflichtung wirksam, was den Unternehmen mehr Zeit gibt, sich auf die Umstellung vorzubereiten.
Die Finanzverwaltung rechtfertigt diese Verzögerung mit dem Ziel, den Unternehmen genügend Zeit zu geben, sich auf die technischen Anforderungen vorzubereiten und einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Diese Entscheidung unterstreicht die praxisorientierte Ausrichtung der Finanzverwaltung und ihre Bereitschaft, den steuerpflichtigen Unternehmen im Transformationsprozess entgegenzukommen.

Einhaltung steuerlicher Grundsätze

Ein wichtiger Aspekt, der im Anwendungserlass betont wird, ist die Verbindung zur „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBD). Elektronische Kassensysteme müssen nicht nur den steuerlichen Anforderungen des § 146a AO entsprechen, sondern auch den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.

Fazit: Die Herausforderungen und Chancen der Neufassung

Die Aktualisierung des Anwendungserlasses zu § 146a AO führt zu umfassenden Klarstellungen und Anpassungen, wobei der Fokus auf elektronischen Kassensystemen, EU-Taxametern und Wegstreckenzählern liegt. Die Verschiebung der Mitteilungspflicht gewährt Unternehmen zusätzliche Zeit, sich auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. Diese Neufassung unterstreicht deutlich den konsequenten Weg der Finanzverwaltung in Richtung Digitalisierung und hebt die Bedeutung der ordnungsgemäßen Buchführung in der modernen Geschäftswelt hervor. Es ist unerlässlich, dass Unternehmen sich frühzeitig mit den Neuerungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen.
Die Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO bringt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Mit dem richtigen Partner wie iAP können diese jedoch in Chancen für eine effiziente, rechtssichere und transparente Buchführung umgewandelt werden. iAP steht Ihnen zur Seite, um Ihre GoBD-Konformität zu gewährleisten und steuerliche Risiken zu minimieren. Vertrauen Sie auf iAP als Ihren verlässlichen Partner für die erfolgreiche Umsetzung der aktuellen gesetzlichen Anforderungen.

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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als nationales Gesetz zur EU-Whistleblower-Richtlinie ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Institutionen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen die Anforderungen bis dahin umsetzen. Sind ensprechende Kanäle nicht eingerichtet, werden ab 1. Dezember 2023 Bußgelder von bis zu 50.000 € möglich. Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird begleitet von notwendigen Anpassungen bestehender gesetzlicher Regelungen.

Das Ziel des Gesetzes ist der Schutz der hinweisgebenden Personen und weiterer von einer Meldung betroffenen Personen zu stärken und abzusichern, dass ihnen keine Benachteiligung droht. Die Voraussetzungen für den Schutz der hinweisenden Person sind den §§ 35 ff HinSchG abgebildet. Der Schutz besteht allerdings nicht, wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen weitergegeben.

Welche Verstöße gegen geltende Vorschriften und Rechtsnormen umfasst das HinSchG?

Arbeitsschutz
Gesundheitsschutz
Mindestlohngesetz
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
Betriebsverfassungsgesetz
Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche
Produktsicherheitsvorgaben
Vorgaben Gefahrgutbeförderung
Vorgaben zu Umwelt- und Strahlenschutz
Standards zu Arzneimittel und Medizinprodukten
Verbraucherschutz
Datenschutz
Informationssicherheit
Vergaberecht
GoBD Regelungen

sowie jegliche Verstöße gegen Strafvorschriften des deutschen Rechts.

Wer ist zur Umsetzung des HinSchG verpflichtet?

Der Gesetzgeber möchte ein weitreichendes und einheitliches Schutzniveau erreichen und hat daher den Umfang der Unternehmen weit ausgedehnt. Diese sind:

juristische Personen des Privatrechts wie der eingetragene Verein, die eingetragene Genossenschaft, die Aktiengesellschaft, die Kommanditgesellschaft auf Aktien, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Stiftungen des Privatrechts,
juristischen Personen des öffentlichen Rechts, insbesondere Gebietskörperschaften, Personalkörperschaften sowie Verbandskörperschaften auf Bundes- und Landesebene,
rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen,
Anstalten, wie die Landesrundfunkanstalten,
öffentlich-rechtliche Stiftungen,
die evangelische und katholische Kirche mit ihren Kirchengemeinden,
sonstige gemäß Artikel 140 GG, Artikel 137 Absatz 5 der Weimarer Reichsverfassung als Körperschaften des öffentlichen Rechts oder nach entsprechenden Bestimmungen des Landesrechts anerkannte oder als Vereine des BGB konstituierte Kirchen und   sonstige Religionsgemeinschaften.

Wo kann die hinweisgebende Person seine Meldung platzieren?

Die hinweisgebende Person kann frei wählen, ob sie sich an eine „interne Meldestelle“ des Unternehmens oder an eine „externe Meldestelle“ der Behörden wendet.

Im Referentenentwurf des HinSchG sind verpflichtende Regelungen für die Bereitstellung einer internen Meldestelle festgelegt:

für Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeiter sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes,
für Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeiter (und bis 249 Mitarbeiter) ab dem 17.12.2023. Diese können gemäß § 14 Abs. 2 HinSchG eine „gemeinsame Meldestelle“ betreiben oder auch einem „Dritten“ mit der Aufgabe betreuen (§ 15 HinSchG). Zu beachten ist das der sog. „Dritte“ bei der Ausübung der Tätigkeit unabhängig ist und das Vertraulichkeitsgebot beachtet.
für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht, da dem Bund insoweit infolge des
„Durchgriffsverbots“ eine unmittelbare Aufgabenübertragung an Gemeinden und Gemeindeverbände verwehrt ist. Im jeweiligen Landesrecht kann vorgesehen werden, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10 000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen werden. Hier werden also zeitnah noch Landesgesetze der Bundesländer zu erlassen sein.

Wie kann die hinweisgebende Person ihre Meldung abgeben?

Meldekanäle für mündliche oder schriftliche Meldungen sind wie folgt zu gestalten:

Einrichtung einer telefonischen Hotline,
Einrichtung eines IT-gestützten Hinweisgebertools,
Persönliche / physische Zusammenkunft, bei anonymen Hinweisen eher schwierig umzusetzen.
In dem bisher vorliegenden Gesetzesentwurf ist keine Verpflichtung enthalten, dass Meldekanäle anonyme Meldungen ermöglichen müssen.

Die Umsetzung der neuen gesetzlichen Regelungen ist verpflichtend, da sonst eine Schadensersatzforderung oder auch Bußgeldforderung auf Grund einer Ordnungswidrigkeit entstehen kann.

Die deutschen Datenschutzbehörden haben als Umsetzungshilfe eine Orientierungshilfe veröffentlicht. „Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zu Whistleblowing-Hotlines: Firmeninterne Warnsysteme und Beschäftigtendatenschutz“ (Stand 2018) Da die Meldung von Verstößen ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen beinhaltet, bedarf es im Einzelfall einer Datenschutz-Folgenabschätzung.

Das ein umfangreiches Beschwerdemanagement in jedem Unternehmen etabliert sein sollte, unterstreicht auch das bereits gültige Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz(LkSG) § 8. Dieses definiert entsprechend der Unternehmensgröße eine verpflichtende Umsetzung im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens.

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