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Die Neufassung des Anwendungserlasses zu §146a AO tritt ab 01.01.2024 in Kraft: Ein umfassender Blick auf GOBD und elektronische Kassensysteme

Mit der Einführung des “Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” wurde § 146a AO geschaffen, um die Integrität digitaler Aufzeichnungen sicherzustellen. Die Finanzverwaltung hat daraufhin den Anwendungserlass zu § 146a AO einer umfassenden Überarbeitung unterzogen, die ab dem 1. Januar 2024 in Kraft tritt. Das entsprechende Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 30. Juni 2023 mit dem Aktenzeichen IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006 gibt detaillierte Erläuterungen zu verschiedenen Aspekten, darunter Allgemeines und Begriffsdefinitionen, Kassen und Kassensysteme, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.

Erläuterungen zu Allgemeinem und Begriffsdefinitionen

Die Neufassung des Anwendungserlasses enthält eine umfassende Klarstellung von Begrifflichkeiten und allgemeinen Prinzipien. Insbesondere wird der Fokus auf elektronische Kassensysteme gelegt, die gemäß § 146a Abs. 1 AO der Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung unterliegen. Hierbei werden grundlegende Definitionen und Anwendungsbereiche festgelegt, um eine einheitliche Auslegung zu gewährleisten.

EU-Taxameter: Anforderungen und Integration

Die Neufassung des Anwendungserlasses geht auch auf die Besonderheiten von EU-Taxametern ein. Bei Fahrten, bei denen die Wegstreckenmessung relevant ist, müssen entsprechende Transaktionen in der TSE erfasst werden. Der Prozess umfasst das Starten und Beenden von Transaktionen, wobei verschiedene Vorgänge wie das Einschalten des Taxameters, Fahreranmeldungen, Pausen und das Ausschalten des Taxameters spezifische Schritte erfordern. Der Belegdruck mit relevanten Daten, einschließlich Preisdaten einer Fahrt und Transaktionsnummern, wird ebenfalls ausführlich erläutert.

Wegstreckenzähler: Protokollierung und Anforderungen

Für Wegstreckenzähler definiert die Neufassung klare Protokollierungsanforderungen und Abläufe. Der Einsatz einer TSE im Wegstreckenzähler erfordert die Aufzeichnung von Anwendungsdaten und Protokolldaten. Verschiedene Betriebseinstellungen wie “Frei”, “Besetzt” und “Kasse” haben unterschiedliche Anforderungen an die Datenübermittlung. Die Absicherung von Vorgängen wie dem Einschalten des Wegstreckenzählers, der Betriebseinstellung “Frei”, Fahrtbelegen und anderen Vorgängen wird detailliert beschrieben.

Verschiebung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO

Ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung ist die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO, die vorsieht, dass TSE-Kassen dem Finanzamt gemeldet werden müssen. In der aktuellen Überarbeitung des Anwendungserlasses wird jedoch klargestellt, dass die Mitteilungspflicht bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt ist. Das Bundessteuerblatt Teil I wird voraussichtlich im Jahr 2024 den Zeitpunkt des Einsatzes bekannt geben. Erst nach dieser Bekanntgabe wird die Mitteilungsverpflichtung wirksam, was den Unternehmen mehr Zeit gibt, sich auf die Umstellung vorzubereiten.
Die Finanzverwaltung rechtfertigt diese Verzögerung mit dem Ziel, den Unternehmen genügend Zeit zu geben, sich auf die technischen Anforderungen vorzubereiten und einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Diese Entscheidung unterstreicht die praxisorientierte Ausrichtung der Finanzverwaltung und ihre Bereitschaft, den steuerpflichtigen Unternehmen im Transformationsprozess entgegenzukommen.

Einhaltung steuerlicher Grundsätze

Ein wichtiger Aspekt, der im Anwendungserlass betont wird, ist die Verbindung zur “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBD). Elektronische Kassensysteme müssen nicht nur den steuerlichen Anforderungen des § 146a AO entsprechen, sondern auch den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.

Fazit: Die Herausforderungen und Chancen der Neufassung

Die Aktualisierung des Anwendungserlasses zu § 146a AO führt zu umfassenden Klarstellungen und Anpassungen, wobei der Fokus auf elektronischen Kassensystemen, EU-Taxametern und Wegstreckenzählern liegt. Die Verschiebung der Mitteilungspflicht gewährt Unternehmen zusätzliche Zeit, sich auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. Diese Neufassung unterstreicht deutlich den konsequenten Weg der Finanzverwaltung in Richtung Digitalisierung und hebt die Bedeutung der ordnungsgemäßen Buchführung in der modernen Geschäftswelt hervor. Es ist unerlässlich, dass Unternehmen sich frühzeitig mit den Neuerungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen.
Die Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO bringt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Mit dem richtigen Partner wie iAP können diese jedoch in Chancen für eine effiziente, rechtssichere und transparente Buchführung umgewandelt werden. iAP steht Ihnen zur Seite, um Ihre GoBD-Konformität zu gewährleisten und steuerliche Risiken zu minimieren. Vertrauen Sie auf iAP als Ihren verlässlichen Partner für die erfolgreiche Umsetzung der aktuellen gesetzlichen Anforderungen.

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Notfallmanagement für Mittelständische Unternehmen: Strategien für mehr Sicherheit und Resilienz

Mittelständische Unternehmen spielen eine entscheidende Rolle in der globalen Wirtschaft, tragen zur Schaffung von Arbeitsplätzen bei und fördern den wirtschaftlichen Wohlstand. Trotz ihrer Bedeutung stehen sie, ähnlich wie Großkonzerne, vor einer Vielzahl von Herausforderungen, darunter auch Notfälle und Krisen, die ihre Existenz bedrohen können. Ein effektives Notfallmanagement ist von entscheidender Bedeutung, um diese Risiken zu minimieren und im Ernstfall angemessen reagieren zu können. Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung des Notfallmanagements für mittelständische Unternehmen, bietet praktische Ratschläge zur Umsetzung und zeigt die Vorteile einer durchdachten Notfallplanung auf.

Die Bedeutung des Notfallmanagements

Notfälle und Krisen können verschiedene Ursachen haben, sei es Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Erdbeben, technische Störungen, Cyberangriffe oder gesundheitliche Krisen wie die COVID-19-Pandemie. Mittelständische Unternehmen, die oft begrenzte Ressourcen haben, sind besonders anfällig für die Auswirkungen solcher Ereignisse. Ein effektives Notfallmanagement hilft, die Risiken zu minimieren und die Handlungsfähigkeit des Unternehmens in kritischen Situationen zu gewährleisten.

Schritte zur Implementierung eines Notfallmanagements

  1. Risikoanalyse: Eine gründliche Risikoanalyse ist der erste Schritt zur Identifikation potenzieller Gefahren und Schwachstellen im Unternehmen. Dies umfasst die Bewertung interner und externer Risikofaktoren. Es ist wichtig, verschiedene Szenarien zu berücksichtigen, von Naturkatastrophen bis zu IT-Ausfällen, um umfassende Einblicke in die potenziellen Risiken zu erhalten.
  2. Notfallplanung: Basierend auf der Risikoanalyse wird ein umfassender Notfallplan entwickelt. Dieser Plan enthält klare Verantwortlichkeiten und Handlungsanweisungen, sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte. Er beinhaltet eine Strategie zur Bewältigung verschiedener Notfallsituationen.
  3. Kommunikationsrichtlinien: Klare Kommunikationsrichtlinien werden festgelegt, um sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder, einschließlich Mitarbeiter, Kunden und Partner, angemessen informiert werden. Dies ist entscheidend, um die Zusammenarbeit und das Vertrauen während einer Krise aufrechtzuerhalten.
  4. Ressourcenmanagement:Es wird sichergestellt, dass ausreichende Ressourcen wie Datensicherungen, Backup-Systeme und Notvorräte vorhanden sind, um im Notfall angemessen handeln zu können. Dies umfasst auch Maßnahmen zur Sicherung der IT-Infrastruktur.
  5. Schulung und Übung:Regelmäßige Schulungen und Notfallübungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit den Notfallplänen vertraut sind und im Ernstfall effizient handeln können. Diese Übungen helfen, die Reaktionsfähigkeit zu stärken und Unsicherheiten zu reduzieren.
  6. Regelmäßige Überprüfung: Der Notfallplan sollte regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass er den sich ändernden Bedingungen und Anforderungen gerecht wird. Dies beinhaltet auch die Integration neuer Erkenntnisse aus früheren Notfallsituationen, um kontinuierlich die Effektivität des Notfallmanagements zu verbessern.

Die Vorteile eines Notfallmanagements für mittelständische Unternehmen

Ein gut durchdachtes Notfallmanagement bietet mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  1. Kontinuität des Geschäftsbetriebs: Ein effektiver Notfallplan hilft, die Ausfallzeiten zu minimieren und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
  2. Reputationsschutz: Schnelles und professionelles Handeln in Krisensituationen schützt das Ansehen Ihres Unternehmens und das Vertrauen Ihrer Kunden.
  3. Kosteneinsparungen: Die Vorbereitung auf Notfälle kann langfristig Kosten reduzieren, indem teure Schäden und Ausfallzeiten vermieden werden.
  4. Sicherheit der Mitarbeiter: Das Notfallmanagement gewährleistet die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und trägt zur Schaffung eines sicheren Arbeitsumfelds bei.

Ein gut durchdachtes Notfallmanagement trägt dazu bei, die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen und die Reputation des Unternehmens zu wahren. Unternehmen, die in eine durchdachte Notfallplanung investieren, sind besser gerüstet, um den Herausforderungen und Unsicherheiten der heutigen Geschäftswelt zu begegnen, was ihre Resilienz erhöht. Bleiben Sie informiert über wegweisende Entwicklungen im Notfallmanagement und sichern Sie die Compliance Ihres Unternehmens. IAP unterstützt Sie bei Fragen des Notfallmanagements und führt Notfall-Audits und Schulungen durch.

Mit einem durchdachten Notfallmanagement gewährleisten mittelständische Unternehmen nicht nur die Kontinuität ihres Geschäftsbetriebs, sondern auch die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und die Wahrung ihrer Reputation. Der Fokus auf Risikoanalyse, Notfallplanung, klare Kommunikationsrichtlinien, Ressourcenmanagement, Schulungen und regelmäßige Überprüfungen bildet die Grundlage für erfolgreiche Maßnahmen im Ernstfall. Die Vorteile reichen von minimierten Ausfallzeiten, Kosteneinsparungen bis zur Sicherheit der Mitarbeiter und dem Schutz des Unternehmensansehens. Eine kontinuierliche Investition in eine Notfallplanung stärkt die Resilienz von Unternehmen, um den Herausforderungen der Geschäftswelt souverän zu begegnen. Bleiben Sie mit IAP über wegweisende Entwicklungen im Notfallmanagement informiert.

 

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Projektbegleitende Prüfung – mehr Sicherheit und Transparenz im Projekt

Unternehmens-IT im stetigen Wandel

Getrieben durch den technologischen Wandel und unternehmerisches Wachstum besteht für viele Unternehmen die Notwendigkeit, ihre IT-Landschaft und Applikationsumgebung an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Solche Anpassungen beinhalten fast immer die Veränderung der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse als auch die Einführung neuer Technologien, sei es die Ablösung von Altsystemen oder die Entwicklung/Einführung neuer Software und Anwendungen (wie z.B. ein ERP-System), die Auslagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud oder aber die Einführung komplexere Themen wie Blockchain-Technologie oder Künstliche Intelligenz.

Die Änderung bestehender oder die Einführung neuer IT-Systeme ist jedoch stets mit erheblichen Herausforderungen verbunden. Dies gilt sowohl im Kleinen als auch im Großen und ist z.T. unabhängig von der Art des jeweiligen Projekts, wobei die Risiken insbesondere bei mittleren und Großprojekten aufgrund ihrer gesteigerten Komplexität zunehmen.

Herausforderungen bei IT-Projekten

Die Herausforderungen bei der Durchführung von IT-Projekten bestehen dabei zuallererst aus den typischen Projektrisiken wie Termin-, Budgetüberschreitungen und Qualitätsrisiken. Jedoch kommen auch weitere Risiken hinzu wie z.B.

  • Risiko von Fehlentwicklungen und Nichterfüllung von Anforderungen
  • Lücken bei der Informationssicherheit und fehlende oder ungeeignete Kontrollen
  • Migrations-Risiken

Des Weiteren bestehen bei der Einführung neuer Prozesse und Technologien in der Regel fast immer Unsicherheiten über die regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen, woraus sich entsprechende Compliance-Risiken ergeben.

Möglichkeiten der Risiko-Mitigation auf Basis IDW PS 850

Zur Adressierung dieser Risiken sind eine Vielzahl projektbezogener Maßnahmen möglich. Angefangen von klassischen Projektmanagement-Aktivitäten wie der Auswahl einer geeigneten Projektmethodik, ordentlicher Projektplanung und Steuerung sowie Ressourcen-Ausstattung, einem sauberen Anforderungs- und Qualitätsmanagement, bis hin zu einem angemessenen Testing und der formalen Projektabnahme.

Darüber hinaus gibt es aber auch die Möglichkeit, Projektrisiken durch das Hinzuziehen einer externen, neutralen Instanz zu minimieren, die das Projekt punktuell für die Abnahme von bestimmten Projektmeilensteinen oder aber über die gesamte Projektdauer bis hin zur Endabnahme prüfend begleitet.

Die Etablierung einer solchen projektbegleitenden Prüfung durch eine externe und neutrale Instanz bietet dabei folgende Chancen:

  • Frühzeitige Absicherung der Berücksichtigung aller Anforderungen im Pflichtenheft
    • Compliance-Anforderungen
    • Einhaltung relevanter Ordnungsmäßigkeitsanforderungen (u.a. Bilanzkontinuität)
    • Security by Design
    • Angemessene IT-Kontrollen
    • Abdeckung von Anforderungen für zukünftige Prüfungen
  • Neutrale unabhängige Einschätzung zum Projektstatus (Liefergegenstände und Meilensteine)
  • Neutrale unabhängige Einschätzung zu Risiken und Maßnahmen bei der Projektumsetzung
  • Zusätzliche Qualitätssicherung
  • Gesamt-Abnahme des Projekts durch unabhängige externe Instanz

Das Vorgehen für eine solche projektbegleitende Prüfung richtet sich dabei an dem vom Institut der Wirtschaftsprüfer ausgegebenen Prüfungsstandard IDW PS 850 aus. Dieser Standard beinhaltet wichtige Vorgaben für die Prüfung über den gesamten Projektlebenszyklus:

  • Projektplanung und Projektorganisation
  • Systemdesign, Entwicklung und Testphasen
  • Datenmigration
  • Rollout und Produktivsetzung

Darüber hinaus macht der PS 850 auch Vorgaben zur Verwertung von Untersuchungen oder Prüfergebnissen Dritter sowie zur Dokumentation und Berichterstattung.

Fazit

Die frühzeitige Einbeziehung eines externen unabhängigen Experten gewährleistet die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen und Bilanzkontinuität, fungiert als neutrale Instanz für Qualitätssicherung und Risiko-Monitoring und kann ggf. sogar als Institution für die Abnahme des Gesamtprojekts dienen.

Die externe prüferische Instanz kann dabei auf Erfahrungen aus ähnlich gelagerten Projekten zurückgreifen, wertvolle Hinweise und Empfehlungen bei der Projektumsetzung liefern und dadurch den Gesamt-Projekterfolg maßgeblich unterstützen.

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KMU und Informations­sicherheit

Der unbefugte Zugriff auf Ihre Daten kann verheerende Folgen haben. Neben einem Reputationsschaden gehen finanzielle und rechtliche Schäden einher. Datenverletzungen pro Angriff können schnell in die Millionen gehen. Wenn ein Incident vertrauliche Informationen enthält, kann dies Ihrem Unternehmen finanziellen Schaden zufügen. Independent Consulting + Audit Professionals GmbH hat sich mit Cybersicherheit intensiv beschäftigt und versteht die Herausforderung, vor der sich viele kleine und mittelständische Unternehmen sehen, um realistische und wirksame Schutzmaßnahmen zu etablieren.

Mit unseren Cybersicherheits-Dienstleistungen können Sie die Informationen und Informationssysteme Ihres Unternehmens vor unbefugtem Zugriff, Verwendung, Offenlegung, Unterbrechung, Änderung oder Zerstörung schützen und deren Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität sicherstellen. Unser Beratungsansatz ermöglicht es, IT-Investitionen an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Nur durch ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen adäquaten Investitionen zur Informationssicherheit und einem Verständnis für akzeptable Risiken ergibt sich der Mehrwert, den die Informationssicherheit bieten kann.

Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um das gesamte Ausmaß Ihres Cyber-Risikos zu verstehen, angefangen bei den spezifischen Risikofaktoren Ihrer Branche, bis hin zu den spezifischen Sicherheitsrichtlinien, die Sie eingeführt haben.

Independent Consulting +Audit Professionals bietet eine breite Palette von Funktionen für Cybersicherheitsrisiken und -bewertungen. Wir unterstützen Sie bei allen Governance und Compliance Anforderungen.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Entwicklung oder Verbesserung vorhandener Richtlinien, Verfahren und Kontrollen. Wir überprüfen vorhandene Gerätekonfigurationen und ermitteln für Sie die wirtschaftlichen Auswirkungen Ihres aktuellen Cybersicherheitsrisikos.  Bei der Bewertungsmethodik bedienen wir uns Standardrahmen wie ISO, COBIT, NIST, ITIL und COSO oder wir verfolgen spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens.

Folgende Dienstleistungen bieten wir diesbezüglich an:

  • Überprüfung des Sicherheitskonzepts
  • Sanierung der Infrastruktur
  • Bewertung der Cyber-Risiken
  • Penetrationstests, Schwachstellenbewertungen
  • Bewertung von Webanwendungen und Webdiensten
  • Bewertung von Mobilanwendungen
  • Social Engineering- und Facility-Breach-Übungen IT-Risikobewertungen
  • IT-Audit- und Compliance
  • Entwicklung von Cybersicherheitsstrategien und Architektur Cybersecurity Awareness und Education
  • Incident Response
  • Unterstützung für digitale Forensik

 

Durch unseren ganzheitlichen Ansatz im Rahmen der Cybersicherheit tragen wir dazu bei, dass sich Ihr Unternehmen gegenüber den Risiken des digitalen Zeitalters gewappnet ist.

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