Notwendigkeit der Wesentlichkeitsanalyse

Mit der kommenden Berichtspflicht gemäß CSRD werden nicht nur bislang bereits nach der NFRD berichtspflichtige Unternehmen einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen müssen, sondern auch kleinere Unternehmen, sofern Sie den stufenweise gesenkten Mindestkriterien für die Berichtspflicht entsprechen. Aber auch Unternehmen, die nicht direkt berichtspflichtig sind oder werden, müssen aufgrund der Ausweitung der Berichtspflicht auf die Lieferketten ihren Kunden gegenüber über die Nachhaltigkeit ihrer Geschäftsaktivitäten Auskunft geben können. Die Wesentlichkeitsanalyse ist dabei der Einstieg in die Erstellung eines solchen Nachhaltigkeitsberichts.

Erfahrungsgemäß ist der Aufbau eines Nachhaltigkeitsreportings u.a. stark abhängig von der Art der Geschäftsaktivitäten, der Branchenzugehörigkeit, der Größe des Unternehmens sowie der geografischen Verteilung des Unternehmensstandorte. Je komplexer die Lieferketten und die Produktionsprozesse sind, desto herausfordernder ist es, Transparenz über deren Nachhaltigkeit entlang der Kriterien und Vorgaben des herangezogenen Berichtsstandards herzustellen. Dementsprechend ist es ratsam, mit der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts nicht erst dann zu beginnen, wenn dieser von einem Kunden nachgefragt wird oder im Rahmen des Jahresabschlusses tatsächlich erstellt werden muss, sondern diesen mit ausreichendem Vorlauf zu erstellen.

Die Ersterstellung eines Berichts ist aufgrund der nicht vorhandenen Erfahrung mit der Thematik und den knappen Ressourcen ein größerer Kraftakt, kostet meist mehr Zeit als geplant und resultiert in einer Vielzahl an Erfahrungen und Optimierungsmöglichkeiten. Wenn ein Nachhaltigkeitsbericht externen Interessenten nicht im Rahmen der Ersterstellung vorgelegt werden muss, sondern als Folgebericht, können die bisherigen Erfahrungen sowie Verbesserungspotenziale bereits im Reporting berücksichtigt werden. Insofern sollte mit dem Einstieg in den Aufbau des eigenen Nachhaltigkeitsreportings nicht gewartet werden, sondern das Thema mit ausreichendem Vorlauf initiiert werden.

Als Einstieg in die Erstellung eines  Nachhaltigkeitsberichts ist die Ermittlung der für das eigene Unternehmen tatsächlich relevanten und wichtigen Nachhaltigkeitsthemen und Fragestellungen durch die sogenannte Wesentlichkeitsanalyse erforderlich. Diese legt die Grundlage für die Berichterstattung  und hat gemäß CSRD verpflichtenden Charakter.

Doppelte Wesentlichkeit

Die Wesentlichkeitsanalyse gemäß CSRD umfasst – anders als bei den bisher gültigen gesetzlichen Vorgaben – die sogenannte Doppelte Wesentlichkeit und beinhaltet damit zwei unterschiedliche Perspektiven auf die Nachhaltigkeit der Geschäftsaktivitäten:

• Outside-In:  Auswirkungen von (Umfeld-bezogenen) Nachhaltigkeitsthemen auf das Unternehmen (Financial materiality)
• Inside-Out: Auswirkung der Geschäftsaktivitäten auf das Unternehmens-externe Umfeld (Impact materiality)

Bei der Bewertung und Risikobetrachtung sind dabei sowohl vergangenheitsbezogene Informationen und Entwicklungen, als auch zukunftsorientierte Auswirkungen zu berücksichtigen, die anhand von erwarteten Entwicklungen, Prognosen oder Wahrscheinlichkeiten bewertet werden.

Stakeholder-Relevanz

Gemäß CSRD soll die Berichterstattung zur Nachhaltigkeit alle wesentlichen Informationen enthalten, die für Stakeholder des Unternehmens bedeutend sind und Einfluss auf deren Entscheidungen haben.  Stakeholder können somit zum einen alle Personen oder Gruppen sein, welche durch die Unternehmensaktivitäten betroffen sind oder potenziell beeinflusst werden können.

Zum anderen sind Stakeholder aber auch alle Interessenten der Nachhaltigkeitsberichterstattung, deren eigenen Verhaltensentscheidungen und Aktivitäten von dieser abhängen, wie z.B. Investoren, Geschäftspartner, Kunden, Verbände, etc. Insofern ist es im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse erforderlich, die wesentlichen Themen nicht nur aus dem eigenen unternehmensinternen Blickwickel zu identifizieren, sondern auch die aus Perspektive aller externen Stakeholder.

Beweislastumkehr

Anders als in den bisherigen gesetzlichen Vorgaben, sind im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse der CSRD nicht die wesentlichen Themen zusammenzutragen bzw. zu identifizieren und herauszukristallisieren, sondern es wird vom Gesetzesgeber davon ausgegangen, dass alle der CSRD zugrundeliegende und in den ESRS-Standards definierten Nachhaltigkeitsaspekte per se wesentlich sind.

Jedes Unternehmen muss dann im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse nachvollziehbar begründen, warum einzelne Nachhaltigkeitsaspekte möglichweise nicht relevant, und somit im Nachhaltigkeitsreporting nicht enthalten sind.

Dokumentation der Wesentlichkeitsanalyse

Im Rahmen des Nachhaltigkeitsberichts sind vom berichtenden Unternehmen alle Teile der Wesentlichkeitsanalyse nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei sind nicht nur die Ergebnisse des Analyseprozesses zu beschreiben, welche Nachhaltigkeitsthemen als unwesentlich, und welche ggf. unternehmensspezifisch als zusätzlich relevant eingestuft werden.  Es ist auch nachvollziehbar zu dokumentieren, nach welcher Methodik vorgegangen wurde, und wie und warum das Unternehmen die unwesentlichen Themen vom Gesamt-Set aller Nachhaltigkeitsthemen herausgenommen hat.

3 Schritte zur Erstellung einer Wesentlichkeitsanalyse?

1. Umfeldanalyse

Vor der Durchführung der eigentliche Wesentlichkeitsanalyse sollte für alle Beteiligten im Hinblick auf Nachhaltigkeit der Geschäftsaktivitäten Klarheit über die Unternehmensumfeld und die grundlegenden Rahmenbedingungen geschaffen werden. Folgende Aspekte sollten im Rahmen der Umfeldanalyse dabei diskutiert und als Input für den späteren Nachhaltigkeitsbericht sauber dokumentiert werden: 

• Unternehmensumfeld, Branchenspezifika, Wettbewerbsumfeld
• Relevante gesellschaftliche und technologische Trends und Entwicklungen
• Regulatorische und gesetzliche Vorgaben
• Aktuelle Risiken und Chancen

2. Stakeholderanalyse

Als zweiter wichtiger Schritt muss die sogenannte Stakeholder-Analyse durchgeführt, bei der alle relevanten, unternehmensinternen als auch -externen betroffenen oder interessierte Personen oder Gruppen identifiziert werden müssen. Beispiele für Stakeholder sind:

• Interne Stakeholder: Mitarbeiter, Management, Betriebsrat, Gremien
• Externe Stakeholder: Kunden, Lieferanten, Shareholder, Medien, Behörden, Verbände, etc.

3. Wesentlichkeitsanalyse

Mit den identifizierten Stakeholdern, oder – falls diese nicht direkt einbezogen werden können – mit dem Blickwinkel dieser Stakeholder auf die Nachhaltigkeitsthemen des Unternehmens wird nachfolgend die eigentliche Wesentlichkeitsanalyse durchgeführt. Hierbei sind insbesondere folgende Schritte durchzuführen:

• Bewertung und Einstufung der Wesentlichkeit aller Nachhaltigkeitsthemen der ESRS-Standards
• Kennzeichnung der für das Unternehmen als nicht wesentlich identifizierten Themen unter Berücksichtigung der doppelten Wesentlichkeit (inside out / outside in)
• Aufnahme und Dokumentation der Begründung zur Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit

Nachhaltigkeitsreporting

Die bis dahin erarbeiteten Ergebnisse der Umfeldanalyse, der Stakeholderanalyse sowie der eigentlichen Wesentlichkeitsanalyse legen die Basis für die weitere Erstellung des Nachhaltigkeitsreportings. Die wesentlichen Eckpunkte und Arbeitspakete sind dabei:   

• Festlegung der Leitlinien, Managementsysteme, Verantwortlichkeiten
• Beschreibung des aktuellen Ist-Zustands und Aktivitäten für die als wesentlich identifizierten Nachhaltigkeitsthemen
• Festlegung der Zielsetzung und konkrete Maßnahmenplanung
• Definition von Nachhaltigkeits-KPIs, Kennziffern und Indikatoren für die kontinuierliche Erhebung der Nachhaltigkeitsaktivitäten und Maßnahmen
• Implementierung der erforderlichen Erhebungs- und Berichts-Prozesse für regelmäßige Updates des Nachhaltigkeitsberichts
• Erstmalige Erstellung des Nachhaltigkeitsbericht bzw. jährliche Aktualisierung

Unabhängig davon, ob das eigene Unternehmen in den kommenden Jahren der Berichtspflicht unterliegt, wird früher oder später jedes Unternehmen einen Bericht zur Nachhaltigkeit erstellen müssen, der den Ansprüchen der eigenen Anspruchsgruppen (Kunden, Lieferanten, Investoren, Öffentlichkeit, etc.) entsprechen sollte. Die Wesentlichkeitsanalyse mit der ihr vorgelagerten Stakeholder-Analyse legt den Grundstein für die Erstellung des Nachhaltigkeitsreportings.

Unsere iAP-Berater verfügen über eine langjährige Erfahrung in diesem Umfeld. Wir unterstützen Sie bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen zum Thema Nachhaltigkeit – von der Wesentlichkeitsanalyse bis zum Nachhaltigkeitsreporting – gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

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